行政機関の保有する個人情報って何？

私たちは依頼をされて官公庁に対して許認可申請を代わりに行います

許認可に必要な申請書を作成し、官公庁に提出するわけですが

必要に応じて過去に提出した申請書の内容がわからないと

必要な申請書の作成が出来ないような場合も多々あります

 

その時に、これまでの申請書の控えが保管してあればよいのですが

申請書の控えを保存していない、

もしくはそもそも控えをとっていない

というケースもまれに存在します

やむを得ず、記憶をたどって過去の申請内容を推測して

申請書類の作成を行う場合もありますが

どうしても過去の申請内容がわからないと

作業ができない場合はどうすればいいのでしょうか？

こういう時の対処のためにあるのが

「行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律」

行政機関とは？

上記法律によれば、「行政機関」とは、次の機関であると示されています（法２条、抜粋）

①　法律の規定に基づき内閣に置かれる機関及び内閣の所轄の下に置かれる機関

②　内閣府、宮内庁並びに内閣府設置法 に規定する機関

③　国家行政組織法に規定する機関

④　内閣府設置法並びに宮内庁法 特別の機関で、政令で定めるもの

⑤ 　国家行政組織法第八条の二 の施設等機関及び同法第八条の三 の特別の機関で、政令で定めるもの

⑥ 　会計検査院

 

個人情報、保有個人情報とは？

また上記法律には「個人情報」と「保有個人情報」という概念が定義されていて

それぞれ次のように規定されいています

「個人情報」とは、

「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、

　生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」

 

「保有個人情報」とは、

「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、

　当該行政機関の職員が組織的に利用するものとして、当該行政機関が保有しているもの」

のなかで「行政文書に記録されているもの」

 

 

 

保有個人情報に何かできるのか？

個人情報の取り扱いにはは

保有の制限

「個人情報を保有するに当たっては、利用目的をできる限り特定しなければならない」

利用目的の明示

「本人から直接書面で個人情報を取得するときは、原則として、

　あらかじめ本人に対して利用目的を明示しなければならない」

正確性の確保

「利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は

　現在の事実と合致するように努めなければならない」

安全確保の措置

「保有個人情報の漏えいなどの防止のために必要な措置を講じなければならない」

従事者の義務

「業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせたり、

　不当な目的に利用 してはならない」

利用及び提供の制限

「法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために、

　保有個人情報を利用・提供することは、禁止される」

といった原則が定められています

以上の原則を踏まえて、自らの個人情報は

行政機関に対して保有個人情報については開示請求をすることできるのです

保有個人情報の開示請求権

法１２条以下に保有個人情報の開示請求に関してその請求のルールが定められています

（開示請求権）